¿Qué es un parte de trabajo?

Los partes de trabajo son una herramienta fundamental para las empresas, que permite registrar toda la información relacionada con la actividad y el desempeño laboral de un trabajador de forma rápida y eficaz.

Consiste en un documento en el que el trabajador registra toda la información relacionada con una jornada laboral, como la fecha, las horas trabajadas, la actividad que se ha llevado a cabo, los materiales utilizados, los gastos incurridos, posibles incidencias o los resultados obtenidos.

A través de estos documentos, las empresas pueden hacer un seguimiento de la productividad de sus empleados durante un periodo de tiempo determinado de forma sencilla, y comprobar si están cumpliendo con los objetivos marcados para el puesto desempeñado. Así mismo, también permiten tener un justificante a la hora de informar a los trabajadores sobre sus resultados, así como identificar posibles áreas de mejora que precisen de un mayor número de empleados.

Por su utilidad, los partes de trabajo son utilizados por empresas de todos los tamaños y sectores, así como por trabajadores autónomos, y por lo general, se completan de forma diaria, semanal o mensual. Existen partes de trabajo con diferentes formatos y campos en función de la empresa y de los objetivos que pretenda conseguir con estos documentos.

Por lo general, el parte de trabajo se cumplimenta una vez finalizado el trabajo, aunque hay empresas que prefieren que se rellenen a medida que se va desarrollando el trabajo, y se envíen una vez finalizada la jornada laboral. También hay empresas que prefieren que el parte se rellene por una tercera persona con el objetivo de garantizar la veracidad de la información indicada.

Así mismo, actualmente los más utilizados son los partes online, que pueden cumplimentarse de una forma más rápida y almacenarse en la nube, lo que aumenta la seguridad y permite acceder a ellos de forma online, a distancia desde cualquier dispositivo. Además, ofrecen la oportunidad de reducir el gasto de papel, colaborando directamente con la preservación del medio ambiente.

Indispensables si quieres llevar una gestión eficiente, a continuación, te vamos a mostrar las principales ventajas de utilizar un parte de trabajo en tu empresa que te convencerán de implementar esta herramienta en tu organización.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un parte de trabajo en mi empresa?

Los partes de trabajo son documentos destinados a mejorar la gestión de una empresa, permitiendo llevar un control exhaustivo del trabajo realizado por sus empleados, así como obtener información que será clave a la hora de tomar decisiones en el futuro.

La principal función y ventaja que ofrece el uso de partes de trabajo es que proporciona un registro detallado de las actividades realizadas por cada trabajador de los diferentes departamentos, facilitando enormemente tanto la supervisión como el control de las operaciones. Además, tener todas las tareas realizadas registradas también favorece la comunicación interna, reduciendo la posibilidad de que se produzcan conflictos por malentendidos.

También queremos destacar que los partes de trabajo mejoran enormemente el proceso de asignación de recursos, ya que al tener una visión mucho más clara de las tareas, tanto de las realizadas como de las que están en curso, es mucho más sencillo distribuir los recursos de la empresa de un modo más eficaz, evitando la duplicidad de esfuerzos y ofreciendo apoyo a aquellos trabajadores que lo necesitan.

Otra ventaja a destacar es que permiten evaluar el rendimiento de los trabajadores, lo que se traduce en un aumento de la productividad, conscientes de que la empresa dispone de todos los datos relacionados con su desempeño diario.

¿A qué tipo de empresas se recomienda el uso de los partes de trabajo?

La realidad es que el uso de partes de trabajo es altamente recomendable por todo tipo de empresas, y es que, cualquier organización, independientemente de su sector o del número de trabajadores, pueden beneficiarse de las ventajas que ofrece esta herramienta.

Pero, es una herramienta especialmente beneficiosa para empresas con más de 50 trabajadores, sobre todo para aquellas que tengan que afrontar una gran carga de trabajo y tengan que realizar operaciones de alta complejidad, ya que son las que más encontrarán un valor significativo a esta herramienta.

Las empresas de construcción, manufactura, tecnología y servicios son las que más uso hacen de los partes de trabajo, aunque lo cierto es que se trata de un recurso cada vez más presente en todo tipo de industrias y sectores.

¿Cómo se completa una orden de trabajo?

Un apoyo eficaz para el parte de trabajo es la orden de trabajo, que consiste en un documento diseñado para planificar, organizar y documentar las tareas a realizar, facilitando la comunicación entre los trabajadores y el empresario, así como de la propia empresa con los clientes. En estas órdenes se definen todos los detalles relacionados con el trabajo, como el coste, los plazos de ejecución, el número de trabajadores implicados, etc.

La cumplimentación dependerá del tipo de orden de trabajo, que puede variar ligeramente en función de la empresa que la emita. Pero, por lo general, este tipo de órdenes consisten en unos formularios en los que hay que rellenar una serie de campos clave sobre el trabajo que se va a realizar, como los recursos que se necesitarán, el plazo previsto para su ejecución o los costes asociados. Son muy sencillas de completar, puesto que simplemente hay que ir cumplimentando los datos que vayan solicitando.

Destacar que por lo general, las órdenes de trabajo incluyen información sobre los clientes que han contratado el trabajo, teniendo que incluir el nombre de la empresa, la dirección de contacto, número de teléfono, etc.

Es fundamental completar las órdenes de trabajo correctamente y no cometer errores para que tanto los trabajadores como los clientes puedan tener clara toda la información acerca de un trabajo.

Una vez cumplimentada, para su validez, la orden de trabajo tiene que ir firmada por el cliente y la empresa y, cuando se haya firmado, la empresa podrá comenzar el trabajo, teniendo en cuenta los términos establecidos en la orden, que servirá de guía para los trabajadores.

¿Por qué utilizar AppSat como herramienta para los partes de trabajo?

Como hemos comentado, cada vez son más las empresas que optan por los partes de trabajo online en la nube, dadas las múltiples ventajas que ofrecen frente a los partes de trabajo en papel, que actualmente están en desuso.

Ante este contexto queremos destacar la herramienta AppSat para la realización de partes de trabajo en la nube, con la que podrás controlar y planificar el trabajo diario de tus empleados de forma rápida, sencilla y eficaz, así como llevar un exhaustivo control del mantenimiento de los equipos.

Con una elevada trayectoria en el sector, AppSat es una app móvil para crear partes de trabajo de forma sencilla e intuitiva, desarrollada específicamente para las tareas de control y gestión de una empresa, y equipada con las tecnologías más avanzadas.

Con AppSat los partes de trabajo se almacenan en la nube, pudiendo completarlos y consultarlos de forma online, accediendo desde cualquier lugar sin necesidad de estar en persona en las instalaciones de la empresa, en cualquier momento del día, los 365 días del año.

Destacar también que los partes de trabajo de AppSat son totalmente personalizables, lo que permite adaptarlos a las necesidades de cada empresa, implementando nuevas funcionalidades adicionales mediante previo presupuesto aceptado.

Principales funciones de AppSat:

– Agenda para planificar el trabajo a realizar por los trabajadores de forma rápida y sencilla.

– Firma digital de los partes de trabajo a través de la aplicación.

– Control y gestión de mantenimiento de equipos por el cliente.

– Registro de la actividad laboral de los trabajadores.

– Gestión y control de stock de artículos por almacenes.

– Control de costes por obras y proyectos.

– Registro de la facturación y documentos de ventas.

– Gestión y control de remesas de recibos bancarios a la vista.

– Funcionamiento 100% sin conexión a Internet.

– Gestión de proveedores, pedidos y tabla de descuento.

– Registros de facturación y albaranes de compras.

– Creación y seguimiento de presupuestos.

– Posición GPS del trabajador y herramientas de Google Maps Places.

– Mensajes de notificación de nuevos partes de trabajo.

– TPV virtual para cobrar los clientes desde la app móvil o aplicación web.

Una herramienta muy potente y eficaz, AppSat cuenta con una versión de prueba gratuita durante 30 días, que podrás descargar ya y comenzar a usar para comprobar si realmente se adapta a tus necesidades y cumple con tus expectativas, sin ningún tipo de compromiso.

Con AppSat podrás reducir costes en tu empresa, evitando los costes asociados al uso de papel y tinta, aumentar la productividad, ya que agiliza todos los procesos, y mejorar la seguridad y accesibilidad de la información, reduciendo cualquier mínimo riesgo que pudiera provocar una fuga de seguridad.

Como ves, los partes de trabajo son una herramienta que no deberías desaprovechar en tu empresa. Comienza a utilizarlos y disfruta de todos los beneficios que ofrecen a la hora de mejorar la gestión de tu organización.